但对于奥迪福斯汽车来说，数字化的布局其实早于疫情爆发。正是由于部署了 SAP Concur 的差旅管理和费用报销整合方案，奥迪福斯汽车得以在突如其来的疫情下，依然保持敏捷，更好地规划业务策略，突破疫情时代企业增长难题，并降低成本、提高效能。
前置系统部署，应对危机展现韧性
奥迪福斯汽车股份有限公司是德国福斯集团于2009年在台湾成立的销售分公司，并以台湾福斯集团 (Volkswagen Group Taiwan) 的身份负责经营集团旗下四大品牌，包含Volkswagen、Audi、Škoda和福斯商旅；2020年，台湾福斯集团凭借着丰富的产品线和灵活的品牌策略，在台湾共销售23,164辆各式车款，并以12%的市场占有率成为台湾第三大进口车集团。
以汽车与零件批售和国际贸易为主要业务的奥迪福斯汽车，在疫情中也无法避免地受到影响。凭借对行业趋势的敏锐洞察，奥迪福斯汽车在疫情前就已预先部署了 SAP Concur 的解决方案，这让其在众多被迫居家办公、业务受阻的企业中脱颖而出，展现出强大韧性。
在部署 SAP Concur 前，奥迪福斯汽车的差旅和报销流程，涉及公司内外众多部门，申请系统和审核单位。以海外差旅为例，从向HR提交出差申请、到部门主管、财务长等不同单位轮流审核，再联系旅行社沟通订票细节，并在系统提交机票等费用核准，整个过程复杂冗长，常需要耗时一周以上。此前传统纸质提交流程的不透明性，让员工无法得知审核进度，进行实时跟进。多系统并行的情况下，因为不常操作系统，经常遇到阻碍，员工需要耗费大量精力学习和熟悉差旅流程与政策。
针对旧有流程问题的实际改善需求，并结合顾问公司的建议，综合评估后奥迪福斯汽车团队决定借助 SAP Concur 对流程进行优化升级。通过前期细致深入地沟通，SAP Concur 顾问团队利用系统功能模块的专业和差旅管理公司的后台程序进行衔接，使公司将机票、交通、住宿等费用和员工出差常见的问题，更清晰明了地整合在系统中，减少员工申请过程中反复修改日期，来回询问的时间。主管对于预算管理软件和出差合理性有了更实时的管控，同时提升了沟通效率。
在请款阶段，将此前的纸质流程更新为线上进行后，透明度大幅提升，员工不再需要频繁登门或致电财务部门跟进进度。利用手机APP，管理层能随时处理员工提交的申请，不到5分钟就能完成单笔申请的审批。同时员工拍照上传单据就能制作请款单，加快了请款时效和报销速度。数据显示，部署 SAP Concur 的差旅报销后，海外差旅的审核时间从5个工作日减少为2-3天，时间大幅缩短。此外，转为线上订票后，在线开票的手续费相较于人工开票减少了25%，成本大幅降低。
发表于 2022-5-6 19:12
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